Der im Protokoll aufgezeichnete Detaillierungsgrad variiert je nach Assoziation; einige halten gerne detaillierte Protokolle mit den wichtigsten Punkten, die diskutiert werden, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Alternativ können im Protokoll nur die Beschlüsse und Aktionen der Sitzung erfasst werden. Nach den Musterregeln informiert der Sekretär jedes Mitglied. Sie müssen: Eine Jahreshauptversammlung ist eine Versammlung aller Mitglieder eines eingetragenen Vereins, die einmal in jedem Kalenderjahr stattfinden muss. Ein Quorum ist die Mindestanzahl von Teilnehmern, die für die Sitzung erforderlich sind. In Ihren Regeln müssen festgelegt werden, wie viele Ausschussmitglieder beschlussfähig sein werden. Die Regeln Ihres Verbandes können auch verlangen, dass andere Entscheidungen durch eine spezielle Resolution genehmigt werden. Die Verbände sollten sich an den Verfahren in den Regeln orientieren, aber der Vorschlag und die Verabschiedung eines Antrags beinhalten in der Regel die folgenden Schritte: Ein Verbandsausschuss muss sicherstellen, dass innerhalb von sechs Monaten nach Dem Jahresende des Vereins eine Jahreshauptversammlung stattfindet. Die Satzung eines Vereins muss sein Haushaltsjahr angeben. Im Allgemeinen sollte jemand, der über einen Antrag spricht, nicht unterbrochen werden, es sei denn: Im Gegensatz zu den anderen Ländern verlangt jede in Indien gegründete Gesellschaft, ein solches Treffen am oder vor dem Fälligkeitsdatum am letzten Tag des sechsten Monats jedes Abschlusses des Geschäftsjahres durchzuführen. Ein Antrag ist ein Vorschlag, der einer Sitzung zur Diskussion und Entscheidung vorgelegt wird. Wenn ein Antrag angenommen wird, wird er zu einer Entschließung.

Entschließungen sind bindend und sollten im Sitzungsprotokoll vermerkt werden. Eine typische Tagesordnung legt kurz dar, welche Themen in welcher Reihenfolge behandelt werden. Werden die Mitglieder über die in der Sitzung durchzuführenden Geschäfte unterrichtet, so muss sich die Sitzung auf die Behandlung dieser besonderen Angelegenheiten beschränken. Alle neuen Tagesordnungspunkte, die während einer Sitzung aufgeworfen wurden, sollten auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung gesetzt werden. Dies gibt den Mitgliedern Zeit, die Dinge richtig zu prüfen und vermeidet benachteiligende Mitglieder, die nicht an der Sitzung teilnehmen und daher das neue Geschäft nicht kennen. Neue Verbände müssen ihre erste Hauptversammlung innerhalb von 18 Monaten ab dem Datum der Gründung abhalten. Ein Mitglied, das durch den Einsatz von Technologie an einer Hauptversammlung teilnimmt, hat die gleichen Rechte wie die Mitglieder, die an der Versammlung teilnehmen, einschließlich der Stimmrechte. Der Präsident muss eine Ausschusssitzung leiten, wenn sie anwesend sind.

Ist dies nicht der Fall, kann an ihrer Stelle ein anderes Ausschussmitglied den Vorsitz führen.